我院將于2021年9月28日上午10點，在急診綜合樓11樓1108會議室對醫(yī)院檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化加工項目進行詢價，服務期三年，項目預算總金額為人民幣壹拾肆萬捌仟元整（￥148000.00元），相關服務要求如下。請符合報名資格的供應商向采購中心現(xiàn)場報名。

一、項目基本情況：

（一）本項目為：溫州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化加工服務項目。

（二）為了規(guī)范檔案管理工作，采購人擬對溫州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院檔案（含基建）項目檔案規(guī)范化整理、數(shù)字化加工等服務工作，通過委托加工的形式進行招標。

（三）基建項目實施過程中，建設單位及各參建單位（設計勘探、施工單位、監(jiān)理單位等）形成的全部文件材料（包括立項、用地、招投標、勘探設計，全套竣工圖）施工過程形成的全部資料，根據(jù)完整、有效、準確、系統(tǒng)的要求，開展項目文件材料的收集審核工作，并根據(jù)項目檔案規(guī)范化的要求，進行文件材料的整理歸檔及數(shù)字化工作。

二、服務內(nèi)容

（一）檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化主要服務工作

1.對建設方和各參建單位歸集的文件進行完整性、有效性的審核，并提供文件材料查漏補缺的清單、建議、思路；

2.在基本完成文件收集工作的前提下，按照項目檔案規(guī)范化的要求進行整理組卷；

3.對項目檔案數(shù)字化，并通過配置醫(yī)院檔案軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的查詢；

4.基建檔案整理包括挑選資料、核對補收缺失資料、組卷、編案卷號、打印卷皮、裝訂、打頁碼、輸電子目錄、裝盒；

5.檔案掃描主要服務工作：包括掃描、圖像較對、糾偏、去污處理、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份等工作。

6.完成采購單位項目檔案上架入庫。

（二）項目技術規(guī)范

中標人在服務過程中必須嚴格遵循以下法律法規(guī)。

1.檔案管理主要法規(guī)：

《中華人民共和國檔案法》

《中華人民共和國檔案法實施辦法》

《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》

《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

2.業(yè)務標準與規(guī)范：

《科技檔案案卷構成的一般要求》

《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》。

《檔案分類標引規(guī)則GB/T 15418-09》

《檔案著錄規(guī)則DA/T 18-1999》

《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2000》

《歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015》

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》DA/T31-2017

三、服務要求

（一）檔案類別

項目明細	檔案內(nèi)容	單位	預估數(shù)量	最高單價限價(元)	總價最高限價(元)
檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化加工項目	文書檔案A4	頁	70000	0.4	148000.00
	業(yè)務檔案A4	頁	20000	0.4
	會計檔案A4	頁	50000	0.4
	設備檔案(含采購中心資料) A4	頁	120000	0.4
	科研檔案A4	頁	5000	0.4
	基建檔案A4	頁	17000	0.4
	基建檔案A3	頁	500	0.8
	基建檔案A2-A0	頁	1000	6
	基建檔案	卷	240	60
	出生醫(yī)學證明檔案A4	頁	32000	0.4
	出生醫(yī)學證明檔案A3	頁	2000	0.8

 

項目名稱	完成時間	預估金額(元)
2020年增量檔案	2021年10月至2022年9月	28000.00
2021年增量檔案		70000.00
2022年增量檔案	2022年10月至2023年9月	25000.00
2023年增量檔案	2023年10月至2024年9月	25000.00
合計		148000.00

 

 

★當采購數(shù)量與實際完成數(shù)量不一致時，最終結(jié)算金額按實際完成數(shù)量乘以中標單價進行計算。整個項目實施過程中需要的配套軟件、設備、檔案耗材均由中標人提供。

（二）項目組織要求

中標人派駐熟練工作人員駐點，按采購人的要求為采購人處理各類各級資料檔案的鑒定、整理、制作詳細清單、編目、數(shù)字化加工以及紙質(zhì)材料的裝訂、消毒等工作。

（三）服務方式要求

由中標人指派人員（人員數(shù)量由中標人根據(jù)項目實施的具體情況確定），自帶整理加工所需的材料、設備、工具到采購人指定的工作場所，進行檔案整理和數(shù)字化加工服務。整理掃描的所有設施設備以及配套加工軟件均由中標人自行準備承擔、采購人不再另行提供。

（四）工作周期要求

自合同簽訂之日起3年內(nèi)完成所有檔案整理及數(shù)字化加工服務。（因建設項目延期或文件資料沒有按時移交給中標人等特殊情況下，經(jīng)雙方協(xié)商項目工期可延期）中標人應制定合理的項目進度計劃及按期完成保證措施，確保本項目保質(zhì)保量按期完成。

（五）技術要求

嚴格管理，明確責任，嚴格執(zhí)行安全保密管理制度，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；嚴格落實質(zhì)量管理措施，各關鍵工作環(huán)節(jié)須安排有檔案管理工作經(jīng)驗的專業(yè)人員進行實時監(jiān)督和質(zhì)量管控，確保各環(huán)節(jié)工作符合規(guī)范和質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。

（六）檔案整理具體要求

1.檔案整理工作必須嚴格參照《科技檔案案卷構成的一般要求》。

2.科技檔案案卷由封面（軟卷皮）、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表組成，用三孔一線方法裝訂。按要求編制頁碼，去除金屬物，不規(guī)范的紙張要進行托裱，圖紙按規(guī)范要求折疊。案卷內(nèi)圖紙較多的在裝訂處(卷脊)加硬紙板襯墊，保持案卷的平整。

3.用計算機套打或用黑色水筆規(guī)范書寫案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表各項內(nèi)容。卷內(nèi)目錄和備考表一律用A4紙打印。

4.按不同類別編制檔號和目錄。案卷裝盒保管，規(guī)范填寫案卷盒上各項內(nèi)容。

5.檔案盒尺寸符合檔案規(guī)范要求，采用雙裱進口牛皮卡紙制作，所用各規(guī)格型號卷盒必須干燥、平整，不得起殼、脫膠。

6.檔案裝訂必須平整、整齊、美觀，卷內(nèi)圖紙折疊規(guī)范，裝訂牢固，不影響借閱利用。

7.檔案卷盒、案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等填寫應正確，書寫字跡清晰、工整、美觀，字、碼打印整潔。

8.要求對檔案材料必須做到認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄正確、裝訂整齊。通過整理，使每件（卷）檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。檔案整理應保持文件之間的有機聯(lián)系，符合業(yè)務操作流程。

9.條目著錄，目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構應符合《浙江省省直單位文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構與交換格式》（浙檔發(fā)[2011]17號）；檔案著錄準確，符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）。實現(xiàn)條目與實體的一一對應。

（七）檔案數(shù)字化加工要求

1.檔案數(shù)字化加工工作必須嚴格按照檔案數(shù)字化技術規(guī)范要求進行，利用先進可行的計算機及相關技術，通過完整嚴謹?shù)募庸ち鞒蹋瑢⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，需提供完整的檔案數(shù)字化方案。必要時需對原始影像數(shù)據(jù)進行高清加工處理，形成準確完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

2.應根據(jù)醫(yī)院檔案軟件系統(tǒng)的要求，正確地完成各類檔案信息的錄入、核對等工作，并確保上述信息準確、完整。

3.檔案材料影像文件應與檔案材料相對應，符合閱讀習慣、內(nèi)容完整準確、頁面干凈、文字清晰、印章顏色明顯突出。檔案材料影像文件采用標準JPEG圖像格式存儲，影像標準應符合相關國家及行業(yè)標準。

（八）數(shù)字化加工具體要求

1.檔案掃描

采用JPG彩色掃描，分辨率要求為不少于300DPI，均保持原檔方向。掃描時，應根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設置最佳的掃描明暗度、對比度設置，保證原始掃描圖像效果與原件吻合。根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應掃描儀。為保護檔案原件，掃描單位盡量使用平板掃描儀掃描。對成冊材料不宜拆卷的，必須使用不拆卷掃描儀掃描。掃描時應在《紙質(zhì)檔案掃描工作流程表》上認真登記掃描的頁碼和頁數(shù)，并核對每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

2.著錄：掃描文件著錄應準確。錄入有不準確或錯漏的，應根據(jù)文件內(nèi)容重新修改提煉，符合國家《紙質(zhì)檔案著錄規(guī)則》要求。

3.圖像頁面影像資料和原檔案頁碼順序需要一致。圖像不能存在壓邊、傾斜、扭曲、比例變形、圖像無法顯示、漏掃等現(xiàn)象。

4.圖像處理

應對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整，保證圖像符合正常的閱讀習慣。圖像偏度不得大于1度，圖像拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。圖像深淺不一時，采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。

5.文件存儲

以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號對掃描圖像建立文件夾，并對文件夾內(nèi)圖像文件以相應檔號進行命名。移動硬盤內(nèi)文件電子影像存儲格式為TIFF格式、PDF格式。

6.數(shù)據(jù)導入掛接

將條目數(shù)據(jù)整理、掃描、保存后正確導入醫(yī)院檔案軟件系統(tǒng)。掃描圖像文件應與醫(yī)院檔案軟件系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)進行無縫掛接。

7.要求記錄導入進度情況，成功和失敗的目錄數(shù)，并顯示具體的失敗目錄和失敗原因，如缺少電子目錄，電子文件命名與電子目錄不匹配等常見錯誤提示以便修改或重新合并。

8.在掛接電子文件前，進行電子文件掛接包的整理，清除不符合掛接條件的電子文件。

9.對重復導入情況的實時監(jiān)控，選擇導入類型，如全覆蓋導入、增量導入還是終止導入等。

（九）安全保密要求

1.中標人應制定嚴密的安全保密措施，嚴格遵守保密相關規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案實物和信息數(shù)據(jù)的安全和保密。

2.采購人提供的全部文件資料，均屬保密內(nèi)容，凡以直接、間接、口頭或書面等形式提供涉及保密內(nèi)容的行為均屬泄密。

3.檔案整理和數(shù)字化加工工作必須在指定的場所內(nèi)進行，并確保場所的正常秩序和安全。

（十）中標人不得出現(xiàn)丟失、損壞、損毀各類檔案或檔案材料內(nèi)容；泄露檔案內(nèi)容信息（包括檔案實物內(nèi)容信息和數(shù)字化數(shù)據(jù)信息）；私自圈劃、涂改、復制、抽取或偽造檔案材料；擅自處理或銷毀檔案材料等嚴重違反安全保密要求的行為。如發(fā)生以上情況，中標人須承擔補救責任和損害賠償責任，直至追究法律責任，采購人有權解除合同。

（十一）中標人應做到：

1.與項目工作人員簽訂保密協(xié)議，加強對工作人員的保密教育。

2.中標人應指定專職檔案交接員與采購人的專職檔案交接員配合，負責原始檔案的交接工作。

3.中標人應在工作現(xiàn)場設安全保密員，負責檔案原件在整個整理和掃描流程中的安全管理和已掃描檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作。

4.不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發(fā)生。

5.掃描加工場地具備安全保密設施和措施，保證檔案原件的安全和保密。

6.無關物品一律不得帶入工作現(xiàn)場。

7.不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，包括拍攝設備。

8.未經(jīng)采購人許可，任何檔案材料不得帶離工作區(qū)域。

9.對服務器的操作有安全監(jiān)管措施。

10.工作區(qū)域采用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸交換數(shù)據(jù)，不得存在對外出口。

11.USB端口封閉使用。

12.各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志；用戶文件傳輸操作日志；系統(tǒng)管理員操作日志；刻錄光盤日志；文件上傳日志；網(wǎng)絡訪問日志等。

13.支持服務器雙機備份機制。

14.按照既定規(guī)則、路徑，自動備份目錄數(shù)據(jù)、圖像文件，并可進行數(shù)據(jù)庫恢復。包括數(shù)據(jù)庫增量備份、全庫備份、制定時間自動備份、手動備份。

15.已掃描和錄入的數(shù)據(jù)除按規(guī)定刻制提交的以外，只能存放在工作區(qū)的電腦上，中標人工作人員不得攜帶任何移動數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)進入工作現(xiàn)場，或?qū)⒋鎯?shù)據(jù)帶離現(xiàn)場。

16.分批驗收進行數(shù)據(jù)移交時，工作站上的數(shù)據(jù)必須在工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄。

17.不合格退回的返工介質(zhì)，在中標人確認后交采購人銷毀。

18.工作電腦在掃描工作完成前，未經(jīng)采購人同意，不得帶離工作現(xiàn)場。

19.全部掃描工作完成并已通過驗收移交進館后，工作電腦上的全部數(shù)據(jù)由采購人負責處理。

（十二）質(zhì)保期及培訓要求

1.質(zhì)保期為總體驗收合格之日起一年。質(zhì)量保證期內(nèi)中標人為采購人提供項目免費維護和培訓。

2.中標人隨時提供在線響應服務，故障響應時間不超過2小時，在發(fā)生嚴重故障時，立即趕赴現(xiàn)場。當系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，中標人承諾不論問題是由哪一方產(chǎn)生，都將協(xié)助采購人及有關供應商使系統(tǒng)盡快恢復正常。

3.售后服務技術支持人員發(fā)生變化時，中標人應及時以書面形式通知采購人。

 

（十三）工期延期處罰

中標方未能如期提供服務的，每日向招標方支付合同款項的千分之五作為違約金。中標方超過約定日期10個工作日仍不能提供服務的，招標方可解除本合同。中標方因未能如期提供服務或因其他違約行為導致招標方解除合同的，中標方應向招標方支付合同總值5%的違約金，如造成招標方損失超過違約金的，超出部分由中標方繼續(xù)承擔賠償責任。

四、付款方式

（一）合同簽訂后，每完成一個項目檔案的整理和數(shù)字化加工，經(jīng)采購人簽字驗收合格后，采購人向中標單位支付實際工作數(shù)量的全部價款。最終結(jié)算價＝（各項內(nèi)容實際工作量）×（各項內(nèi)容的中標單價） 。

（二）中標人須提供正式的稅務發(fā)票，采購人收到發(fā)票后一個月內(nèi)付款。

五、其他要求

1、結(jié)算服務期：合同簽訂后合作期滿1年，合作期結(jié)束后根據(jù)醫(yī)院需要，可延長2年合作期（合作期滿條件同第一年一樣）。合作期內(nèi)如遇政策性原因，導致合同無法履行，則合同自行終止。

2、若被查實中標人存在影響中標結(jié)果的違法行為，不符合中標條件的，招標人有權解除合同。當中標人在檔案整理過程中出現(xiàn)三次及以上檔案整理不符合采購方招標文件中的要求，甲方有權終止與其合作，確定第二中標候選人為該標中標人。當?shù)诙袠撕蜻x人確定為中標人時，第二中標候選人應以其投標文件中報價，與招標人簽訂合同提供服務。

六、報名資質(zhì)：

    1、符合《中華人民共和國政府采購法》第二十二條對投標主體規(guī)定的、處在良性循環(huán)的、有供貨能力的供應商，經(jīng)營范圍需涵蓋我院采購的物品，出具企業(yè)營業(yè)執(zhí)照；

2、2018年以來檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化加工項目同類業(yè)績（符合上述檔案法規(guī)、業(yè)務標準與規(guī)范）至少2份。

3、本項目不接受聯(lián)合體投標。

4、投標供應商具有ISO9001質(zhì)量管理體系認證證書；投標供應商具有ISO14001環(huán)境管理體系認證證書；投標供應商有OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系認證證書。

          

七、報名材料：

1、營業(yè)執(zhí)照復印件；

2、法人授權委托書（需附被委托人身份證復印件）；

3、2018年以來檔案（含基建）規(guī)范化整理及數(shù)字化加工項目同類業(yè)績（符合上述檔案法規(guī)、業(yè)務標準與規(guī)范）至少2份，提供合同復印件；

4、相關認證證書復印件。

 

以上材料復印件均需加蓋公章。

 

八、詢價方式：

1、投標人所報總價不得超過預算金額，否則當無效標處理。

2、各項服務技術功能參數(shù)均需滿足醫(yī)院要求且注明單價和總價，總價最低的供應商為中標人，所報價格應含各項管理服務、勞務、設備租賃、利潤、稅金、保險、檢測驗收、技術支持與培訓、專利、售后服務與維保、政策性文件規(guī)定及合同包含的所有風險、責任等各項應有費用。

3、報價單格式見附件一，投標文件一式兩份，開標當天密封上交。

九、投標文件的組成：

1. 報價單；

2. 法定代表人授權書；

3. 企業(yè)法人有效營業(yè)執(zhí)照復印件；

4. 資質(zhì)證明文件；

5. 業(yè)績證明復印件；

6. 服務要求偏離表；

7. 售后服務；

8. 投標人認為需要提供的其他技術資料。

以上復印件均需加蓋公章。

十、其他：

報名時間：2021年9月22日至2021年9月27日(作息時間：上午8:00-11:30,下午1:30-5:00)。

報名地點：溫州市鹿城區(qū)錦繡路75號溫州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院急診綜合樓611室。

聯(lián)系人：黃工  0577-88913746        郵箱：649078137@qq.com

采購監(jiān)督：溫州市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院監(jiān)察室  聯(lián)系方式：0577-88913742

附件一報價單/wzupload/site_5/upload/202109/22/202109221705208606.doc